• 준비 - 상대방의 정보(전화번호, 소속, 직위, 성명 등)를 미리 확인한다. 용건에 대해 간단히 메   모를 해두며, 필요한 서류나 자료들을 미리 갖추어 놓는다.

 • 전화걸기 - 상대방이 먼저 자신을 밝히면 잘 듣고 이사를 하며, 자신을 밝힌다. 다른 사람이 받으   면 자신을 먼저 밝히고 통화하고자 하는 사람의 소속과 이름을 말하며 예의 있게 연결을 요청한다.

 • 찾는 사람이 있는 경우 - 간단명료하게 용건을 말한다.

 • 찾는 사람이 없는 경우 - 자신이 다시 걸 것인지, 회신을 원하는지 등을 말한다.

 • 끝인사 - “ 감사합니다.” 등의 마무리 인사를 꼭 한다.

 • 종료 - 업무 전화는 건 쪽에서 먼저 끊는다. 상대방이 윗사람이 경우 윗사람이 먼저 끊는다.

• 벨이 울림 - 3번 정도 울리기 전에 받아 상대를 기다리게 하지 않는다.

• 전화 연결 - 자신의 회사, 직위, 부서명, 이름 등을 밝힌다.(예 : “ 대한 상회 총무과 홍길동 대리입니다.”)

 • 지명인 확인 - 간단한 인사를 하고 상대방이 찾는 사람이 누군지를 확인한다.

 • 지명인이 자신인 경우 - 자신임을 확인해 주고 용건을 듣는다.

 • 지명인이 다른 사람인 경우 - 부서명을 붙여서 성명을 확인하여 바꿔준다. 바꿔 줄 경우 연결만

 하지 말고 전화 건 사람의 성명과 회사 등을 말해 준다. 지명인이 부재중일 경우 양해를 구하고,

 전해 줄 것을 약속한다.

 • “여보세요”, “네”로 첫인사를 한다.

 • 수화기를 턱과 어깨에 걸치고 통화한다 - 통화 중 수화기를 놓치거나 발음이 부정확해 질 수 있다.

 • 내 전화만 잘 받으려 한다.

 • 작은 목소리로 성의 없이 응대한다 - 용건이 잘 전달되지 않을 수 있다.

 • 고객을 앞에 두고 개인적인 전화를 길게 한다 - 고객으로 하여금 회사의 친절도를 의심하게 만든다.

 • 메모를 귀찮아하며 개인의 기억력에 의존하려 한다.

 • 상대보다 먼저 전화를 끊는다 - 상대의 용건이 아직 남았을 수 있다.