제천교육행정서비스 헌장 선언문

공통 이행 기준

1. 고객을 맞이하는 자세

방문민원

• 고객 전용 주차장 3석과 장애인 전용 주차장 2석, 임산부 주차장 2석을 확보하여 고객이 편리하게 주차할 수 있도록 하겠습니다.
• 고객이 담당자를 30초 이내에 찾을 수 있도록 직원의 사진, 담당업무가 표시된 직원안내도를 사무실 입구에 게시하고, 직원좌석에는 명패를 비치하겠으며 전 직원 공무원증을 달아 고객이 쉽게 찾을 수 있도록 하겠습니다.
• 방문하는 모든 고객에게 존경하는 마음으로 “어서 오십시오, 무엇을 도와드릴까요? 등의 인사를 하고 고객을 먼저 본 직원은 민원안내에 최선을 다하겠습니다.
• 업무처리 중 고객이 방문하시면 담당자는 하던 일을 10초 이내에 중단하고 고객의 의견을 정중히 경청하겠습니다.
• 고객이 다른 부서에도 용무가 있을 경우에는 먼저 용무가 끝난 직원이 해당부서 담당자에게 안내해 드리겠습니다.
• 업무담당자가 잠시 자리를 비웠을 경우에는 3분 이내에 담당자를 찾아드리고, 장시간 외출ㆍ출장ㆍ휴가 등일 때에는 사전에 업무대행자를 지정하여 민원업무처리에 지장이 없도록 하겠습니다.
• 장애인이나 노약자가 방문하실 경우 전화를 미리 주시면 약속시간 3분전에 현관 입구에 대기하다가 업무 처리가 끝날 때까지 안내해 드리겠습니다.
• 고객의 편의를 위하여 시력이 좋지 않거나 서술할 수 없는 고객은 업무담당 직원이 서류를 대서해 드리겠습니다.
• 우리교육지원청을 방문하신 고객이 편안한 마음으로 여유시간을 가질 수 있도록 사무실내 민원 편의시설을 제공하겠습니다.
  • 고객용 책상 및 의자를 비치하여 편히 기다리시게 하겠습니다.
  • 컴퓨터, 교육홍보지 및 다량의 간행물을 비치하여 기다리시는 동안 지루하지 않게 하겠습니다.
  • 민원업무에 필요하다면 복사기, FAX, 전화를 사용하실 수 있도록 하겠습니다.
  • 휴대폰 급속충전기, 자동혈압계를 비치하여 고객이 편리하게 이용할 수 있도록 하겠습니다.

전화민원

• 전화는 벨이 3회 이상 울리기 전에 받고, “안녕하세요. ○○○과 ○○○입니다. 무엇을 도와드릴까요?”라는 인사말로 친절히 응대 하겠습니다.
• 3번 이상 울린 후 받았을 경우에는 “오래 기다리게 해서 죄송합니다.” 라고 친절히 말하겠습니다.
• 담당자가 부재시에는 고객의 양해를 구한 후 전화내용을 잘 정리하여 담당자에게 전달한 후 1시간 이내에 고객이 원하는 시간에 전화를 드리도록 하겠습니다.
• 통화중에는 항상 메모를 하고 고객의 의견을 명확히 하기 위하여 고객이 말씀하시는 내용을 1회 이상 재확인하겠습니다.
• 다른 직원에게 전화 연결시에는 고객과의 통화내용을 간략히 전달하여 고객께서 같은 내용을 재차 설명하는 일이 없도록 하고 10초 이내에 연결하여 드리겠습니다.
• 대화가 끝났을 때에는 “감사합니다”, “좋은 하루 되십시오” 등 인사를 하고 고객이 수화기를 내려놓은 뒤 3초 이상 경과 후 전화를 끊겠습니다.

우편ㆍFAXㆍ인터넷민원

• 우편ㆍFAXㆍ인터넷으로 민원을 제출하신 경우 접수 후 10분 이내에 담당자에게 전달하여 타 업무에 우선하여 처리하도록 하겠습니다.
• 우편ㆍFAXㆍ인터넷 민원을 처리할 부서에서 처리기간이 1일 이상 지체될 경우에는 담당부서, 담당자의 인적사항, 처리절차 등을 알려드려 궁금하지 않도록 하겠습니다.
• 우리교육지원청 홈페이지「민원/정보공개」란을 구축하여 ‘민원안내’ ‘국민신문고’ ‘행정정보공개’ ‘교육행정서비스헌장’ 등 각종 민원관련업무 코너를 설치ㆍ운영하여 민원편의를 제공하겠습니다.

2. 민원을 처리하는 자세

• 업무담당자가 다른 업무가 바쁘더라도 민원업무를 즉시 처리 하도록 하겠습니다.
• 유기한 민원서류는 접수하여 10분 이내에 담당자에게 전달하고 법정처리기한을 기다리지 않고 우선하여 처리하겠습니다.
• 민원처리기간을 법정처리기간보다 10~30% 단축된 자체 처리기간을 운영하여 최대한 신속하게 처리해 드리겠습니다.

• 복합민원은 전문지식이 많은 공무원 또는 고객께서 원하시는 직원을 후견인으로 하는 『민원후견인제』를 실시하겠으며, 노약자 등이 민원업무를 요청할 때 후견인이 신청절차를 대행해 드리겠습니다.
• 같은 일로 고객이 두 번 오시지 않게『민원 1회 방문처리제도』를 철저히 이행하겠습니다.
• 각종 민원이 접수되면 민원처리 진행과정에 대하여 휴대폰 문자정보서비스(민원모바일 서비스)를 제공하여 고객의 궁금증을 해소시켜 드리겠습니다.
• 우리교육지원청 소관사무가 아닌 민원이 접수되면 8시간 이내에 민원서류를 해당기관으로 이송하고 이송기관의 연락처, 담당자 등을 3시간 이내에 민원신청인에게 알려드리겠습니다.

3. 고객에 대한 서비스 제공

• 담당자가 부재중 일 때는 총괄담당이 최선을 다해 답해 드리고 부족한 부분에 대해서는 반드시 메모를 하여 담당자가 돌아온 후 자세한 내용을 답변 드리겠습니다.
• 각종 민원서류에서 구비서류가 미비된 것은 친절하고 자세한 설명을 하여 오해가 없도록 하겠으며, 우리교육청 내에서 처리 가능한 것은 자체 처리하여 드리겠습니다.
• 현행 법령이나 각종 규정에 의해 처리 불가능한 민원은 그 사유를 정중하게 밝히고 가능한 대안을 찾아서 제시해 드리겠습니다.
• < 민원처리 사전예약제 >를 실시하여, 직장인, 학생 등 평일 일과 중 민원실 방문이 어려운 민원인이 편리하게 서비스를 이용할 수 있도록 하겠습니다. (제천교육지원청홈페이지 → 민원/정보공개 → 민원안내 → 민원사전예약)
• 민원행정 실명제를 철저히 이행하여 모든 민원서류에 처리부서 담당자의 성명, 전화번호 등을 기록하겠습니다.
• 행정정보 공개제도를 충실히 운영하여 주민이 알 권리를 보장하고 행정의 투명성을 확보하겠습니다.
• 모든 개인정보는 관련법령의 규정을 준수하여 수집ㆍ보유 및 처리할 것이며, 공공업무의 적정한 수행과 고객의 권익을 보호하기 위하여 적법하고 정당하게 취급되도록 최선을 다하겠습니다.